На школе «Управдом» рассказали об информационных технологиях, полезных для ЖКХ

Вчера в мэрии состоялась Школа грамотного потребителя «Управдом», где в повестке дня был важный вопрос о санитарном содержании придомовых территорий и новшествах законодательства в этой сфере (об этом в следующем сообщении) и вопрос об информационных технологиях в области ЖКХ.

Для многих то, о чем был рассказ – это вещи очевидные и уже привычные. Эти технологии, приложения и сервисы полезны в разных сферах жизни, не только в ЖКХ. Но не все с технологиями «на ты», а работа председателя ТСЖ или совета дома связана с большим объемом информации, с огромным числом контактов и перепиской, все это в голове удержать невозможно. Часто председатели и члены Совета дома, а также гражданские активисты — люди уже немолодые и сами про себя заявляют, что с трудом осваивают новые технологии, однако на такое возражение из зала всем напомнили, что еще пару лет назад никто не пользовался приложением Whatsapp, а сейчас все они в нем. К хорошему и удобному привыкаешь быстро. Примером является не только смартфон, но и простите, даже унитаз вместо уличного туалета!

Презентация была сделана на базе материала, вышедшего еще 2 года назад.

Облако

Это хранилище файлов на сервере в интернете, которое синхронизировано с вашим телефоном и компьютером, что делает документы доступными всегда и в любом месте, т.к. интернет сейчас стабильно работает, а смартфон всегда с вами.

Бесплатно с ограничением по общему размеру хранилища такие услуги предоставляют Яндекс, Google, Mail.ru, DropBox, OneDrive – попробуйте все, остановитесь на том, чей интерфейс вам удобнее. Если вы пользуетесь почтой от указанных брендов, то удобнее работать с ними.

Вы всегда можете поделиться документом, не пересылая его, а кинув ссылку, это значит он всегда будет у получателя в актуальной версии, даже если вы его потом изменили. К примеру таблицу с голосованием общего собрания собственников, о которой речь пойдет дальше вы можете скинуть членам совета по подъездам, чтобы те мониторили кого из жителей следует «простимулировать» на участие в голосовании.

Обязательно систематизируйте хранилище по тематическим папкам – исходящие и входящие письма, сметы, счета, предложения или по тематикам, давайте осмысленные и лаконичные названия файлам (переименовывайте то, что вам присылают), например по шаблону «2021-05-10 ответ по ремонту крыши.pdf» — когда имя файла начинается с даты, то они по умолчанию сортируются хронологически.

Многие задачи не решаются быстро, особенно если это вопросы, где завязаны множество службы или госорганов, сохранить всю историю вопроса поможет журнал исходящих в виде таблицы. Заносите дату, адресата кому вы отправили обращение, суть вопроса, номер и ответ – это поможет вам и ориентироваться в переписке!

QR-коды

Вы знаете, что стандартные объявления на стенде почти никто не читает, все спешат домой или на работу. Задача объявления – донести информацию, для этого надо привлечь внимание, поэтому излагайте кратко без канцеляризмов, добавьте картинку. Все подробности вы можете разместить в документе в облаке, а ссылку на него разместить через qr-код. Эту же ссылку отправьте в чате дома.

Сервисов для создания qr-кодов множество, просто набираете в поисковике «генератор qr-кода» и находите например этот или этот. Можно закодировать ссылку, а можно контакт, т.к. при фотографировании с телефона откроется страничка в интернете или добавится информация – название учреждения или ФИО, телефон, электронная почта.

Попробуйте приложения Crello и Canva – не нужно быть дизайнером чтобы сделать заметное объявление, а также посмотрите этот ролик:

Канал вместо чата

У популярных мессенджеров Telegram и Whatsapp помимо групповых чатов есть также каналы, где информацию могут размещать только администраторы. Чат – для общения, канал – для информирования. Многие сталкивались с тем, что после трудоемкого процесса по созданию чата в доме его начали покидать многие участники из-за обилия неконструктивных диалогов.

В Telegram вы изначально выбираете, что создать (чат или канал) и изменить это не сможете. В Whatsapp любую группу через настройки можно превратить в канал. Но если у вас уже есть группа в виде чата, то создайте отдельно группы в виде канала.

Если у вас есть второй номер телефона, вы можете завести два аккаунта в Telegram и два в Whatsapp – установив бесплатное приложение WhatsApp Business, это позволит разделить личное общение и общественную работу.

Заметки

Коротко остановлюсь на заметках. Во многих телефонах есть свое собственное приложение, у Samsung, у Apple, есть такие популярные приложения как Evernote, Google Keep, Microsoft OneNote. Выбирайте, что вам понравится больше.

Пароль от личного кабинета камер видеонаблюдения, номера каких-то договоров, реквизиты управляющей компании и многое другое – надо иметь всегда под рукой. Хотя сразу оговоримся, что для безопасного хранения паролей лучше использовать специальные приложения.

Календарь – также множество приложений, например от Google, он нужен вам чтобы, например сделать напоминание о том, что через 30 дней после вашего обращения должен поступить ответ.

Планирование и контроль задач

Установите приложение Trello на телефон или заходите на сайт trello.com. Оно бесплатное и реализует т.н. проектный подход. В нем вы создаете “доску” – это пространство посвященное например одному дому. Другие доску вы сможете потом посвятить своим личным делаем, да хоть планированию дачи или ремонта квартиры.

Вы сами определяете содержимое доски и её столбцы, которые отражают статусы задач. Каждая ячейка – это задача, например «Косметический ремонт подъездов». Внутри столбца сортируйте задачи по важности и срочности. Вверху – то, что актуальнее. Перемещайте по столбцам для отражения статуса от идеи к подготовке, решению и выполнению, либо отмене. Вы можете пригласить в работе над доской членов Совета дома.

К задаче можно прикреплять файлы и фото, назначать ответственных, указывать метку (категорию с цветом и названием), описание, комментарии, чек-лист, срок выполнения.

Excel для мгновенного подведения итогов общего собрания собственников

У «продвинутых» управляющих компаний и ТСЖ есть мобильное приложение как для приема заявок от жителей дома, так и для множества других функций, включая возможность проведения общего собрания собственников, что давно предусмотрено в жилищном кодексе. Эти приложения арендуются управляющей компанией или ТСЖ у разработчиков, т.к. разработка собственного — дорогостоящее и непрофильное занятие. Но если приложения у вас нет, то голосование проходит «по старинке» на бумажных бюллетенях.

Многие подводят итоги ОСС именно в конце срока голосования, ориентируясь в процессе голосования лишь на количество собираемых анкет и тратя множество времени на кропотливую работу по сведению итогов и проверке корректности заполнения анкет. Вы можете скачать шаблон таблицы на 20 вопросов голосования на примере дома, где 135 квартир – все это вы можете изменить под свои задачи, либо просто использовать 2 и более таких таблиц, если не справитесь с увеличением строк и столбцов, а также с формулами для домов бОльшего размера и для повестки голосования с бОльшим числом вопросов.

Строки таблицы – квартиры, их номера, площади и голоса по вопросам. Стройки визуально сгруппированы по этажам (жирные линии). На отдельном листе таблицы я еще отмечал участие квартир в схематичном плане этажей. Закрашенная строчка – квартира, которая проголосовала.

Колонки – вопросы голосования (по столбцам ЗА, ПРОТИВ, ВОЗДЕРЖАЛСЯ), куда заносится площадь (или доля) квартиры исходя из голосов. К примеру, если в квартире площадь 50 кв.м. и 2 собственника с равными долями, и по вопросу номер 1 проголосовали один ЗА, другой ПРОТИВ, то заносите по 25 квадратов в ячейки.

На основе жилплощади квартир и общей площади дома вычисляется доля каждой квартиры в ней – итоги видны как в виде жилплощади, так и в виде общей площади дома.

По мере занесения каждой анкеты сразу видны итоги, сколько % нужно добрать до финала, кому нужно напомнить по телефону или сходить в гости.

Полезное ЖКХ: приложения и сервисы для управления домом и не только

Можно ли обращаться в управляющие компании Владивостока через приложение в смартфоне?

Leave a Reply

Ваш адрес email не будет опубликован.